Allgemeines
Die Stadt Voerde ermöglicht im Zuge der Digitalisierung den Eingang von Rechnungen auf elektronischem Weg im PDF-Format an das Rechnungspostfach der Stadt. Elektronische Rechnungen haben im Vergleich zu Papierrechnungen viele Vorteile: Einsparung von Papier, Druck- und Versandkosten, schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente und Rechnungsdokumente können elektronisch weiterverarbeitet werden.
Die Nutzungsbedingungen für einen effizienten und fehlerfreien Ablauf sind die Voraussetzung zur Teilnahme am elektronischen Rechnungsverkehr und daher zwingend zu beachten.
Bitte geben Sie zwecks Zuordnung den entsprechenden Funktionsbereich im Rechnungsformular an.
Für elektronische Rechnungsdokumente wie für Rechnungen in Papierform gelten nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) die gleichen Anforderungen hinsichtlich der Echtheit ihrer Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts, der Lesbarkeit und den sonstigen Angaben und Vorschriften.
Zulässige elektronische Rechnungsdokumente
Elektronische Rechnungsdokumente im Sinne dieser Regelungen sind sowohl Eingangsrechnungen als auch Rechnungskorrekturen und Gutschriften.
Generelle Erreichbarkeiten
| Wochentag | Vormittag | Nachmittag |
|---|---|---|
| Montag | 08:30 Uhr bis 12:00 Uhr | 14:00 Uhr bis 16:00 Uhr |
| Dienstag | 08:30 Uhr bis 12:00 Uhr | 14:00 Uhr bis 16:00 Uhr |
| Mittwoch | 08:30 Uhr bis 12:00 Uhr | 14:00 Uhr bis 16:00 Uhr |
| Donnerstag | 08:30 Uhr bis 12:00 Uhr | 14:00 Uhr bis 16:00 Uhr |
| Freitag | 08:30 Uhr bis 12:00 Uhr | geschlossen |
Nutzungsbedingungen
- Die elektronischen Rechnungsdokumente sind ausschließlich als E-Mail-Anhang im PDF- oder XML-Format (XRechnung) an rechnungseingang@voerde.de zu übermitteln.
- Jede E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten.
- Elektronische Rechnungsdokumente im Sinne dieser Regelungen sind sowohl Eingangsrechnungen als auch Rechnungskorrekturen und Gutschriften.
- Begründende Unterlagen, wie die Auflistung erbrachter Leistungen (z. B. Stundennachweise) und/oder gelieferter Waren (z. B. Lieferscheine) müssen der E-Mail mit dem Präfix ANHANG_ (z.B. ANHANG_Lieferschein20991224.pdf, ANHANG_AufmassNeubauSchule.pdf) beigefügt werden.
- Die Rechnungsadresse lautet: Stadt Voerde (Niederrhein), Postfach 10 11 52, 46562 Voerde.
- Geben Sie im Adressfeld unbedingt auch eine Organisationseinheitsbezeichnung (OE) an, in der Regel wird Ihnen diese bei der Beauftragung mitgeteilt. Die Bezeichnung ist ohne Leerzeichen, Ziffern und Sonderzeichen anzugeben.
ORGANISATIONEINHEITEN
Organisationseinheiten sind im Adressfeld anzugeben.
| Organisationseinheit | Fachbereich / Fachdienst |
|---|---|
| OEFINANZEN | FB 3 - Finanzen & Steuern |
| OERECHTSSERVICE | FB 4 - Rechtsservice |
| OEORDNUNG | FD 5.1 - Feuerwehr |
| OEGEWERBE | FD 5.2 - Gewerbe & Wahlen (inklusive Märkte) |
| OEBUERGERSERVICE | FD 5.2 - Bürgerservice |
| OESTANDESAMT | FD 5.2 - Standesamt |
| OESTADTENTWICKLUNG | FD 6.1 - Stadtentwicklung, Umwelt- und Klimaschutz |
| OEBAUORDNUNG | FD 6.2 - Bauordnung, Denkmalschutz |
| OEVERGABESTELLE | FD 6.3 - Zentrale Vergabestelle |
| OETIEFBAU | FD 7.1 - Tiefbau |
| OEBAUBETRIEB | FD 7.2 - Baubetrieb |
| OEGEBÄUDE | FD 7.3 - Gebäudemanagement |
| OESPORT | FB 8 - Sport (inklusive Bäder) |
| OEKULTUR | FB 8 - Kultur (inklusive Bibliothek und Archiv) |
| OEÖRP | Örtliche Rechnungsprüfung |
| OEPERSONALRAT | Personalrat |
| OESTWUL | StWuL (Wirtschaftsförderung und Liegenschaften) |
| OEGSF | GGS Friedrichsfeld |
| OEEKS | Erich-Kästner-Schule |
| OEREGENBOGENSCHULE | GGS Möllen |
| OEOWS | Otto-Willmann-Schule |
| OEALS | Astrid-Lindgren-Schule |
| OEGYMNASIUM | Gymnasium Voerde |
| OEGESAMTSCHULE | Comenius Gesamtschule |